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ドキュメントソリューション 導入事例

FAX送受信システム ~YKK AP株式会社 岡山工場 様 導入事例~

導入の背景

工場内ではインターネット環境も整備され作業者一人一台パソコンが割り当てられており、メールアドレスについても同様です。しかし、FAXについてはIT環境の蚊帳の外であり、依然、紙での送受信を行っており、作業の手間も時間も掛かりとても非効率です。FAX環境を如何にIT環境に含め、スピード化と作業効率の向上ができるかが課題となります。

導入前の課題

問題点1 紙のFAXが氾濫している
2台のFAX機にはいつもFAX文書が溜まっていませんか?
受信FAX文書は、各自紙をファイリングを行っている為、保管スペースも必要ではありませんか?
問題点2 FAXに対する対応が遅い
受信FAXは気がついた作業者が担当者ごとに振り分けを行っている為、即時対応が難しいのでは?
また、多くのFAX文書より目的のFAX文書を探し出す時間が掛かっていませんか?

導入後の改善点

FAX送受信システム導入後の改善点
  • パソコン使用者全員が印刷せずに直接送信先にFAX文書を送ることが出来ます。
  • FAX機まで受信文書を取りに行く必要がなくパソコン画面上で確認することが出来ます。
  • 電子化した受信文書を編集・加工して簡単に送信することが出来ます。

導入効果

効果1 不要なFAX文書の出力が無くなります。
受信FAXを電子化することで、不要なFAX文書の出力が無くなります。また、送信FAXについても複合機のFAXドライバにて送信することで紙出力を抑えます。
効果2 素早い対応
受信FAXの確認が自席で行えることで、素早い対応が可能になります。また、全てが電子データであるため検索性も高く、受信文書を編集・加工が素早く簡単に行えます。

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